Dla pracowników administracyjno-biurowych standardowy odstęp między szkoleniami okresowymi BHP wynosi 6 lat, ale sama nazwa stanowiska nie przesądza jeszcze o obowiązku ani możliwości pominięcia szkolenia. Znaczenie mają między innymi kategoria ryzyka działalności oraz rzeczywiste zagrożenia występujące na konkretnym stanowisku, dlatego termin i ewentualne zwolnienie wymagają uwzględnienia warunków pracy.
Co ile lat odbywa się szkolenie okresowe BHP dla pracowników administracyjno-biurowych?
Dla pracowników administracyjno-biurowych szkolenie okresowe BHP odbywa się co do zasady nie rzadziej niż raz na 6 lat. Służy aktualizacji i utrwaleniu wiedzy dotyczącej zagrożeń występujących na danym stanowisku, zasad ochrony przed nimi oraz zmian w organizacji pracy. Program powinien uwzględniać warunki i zagrożenia właściwe dla konkretnej pracy.
Odstęp sześciu lat dotyczy standardowej sytuacji. Częstotliwość szkoleń zależy również od rodzaju zajmowanego stanowiska, rodzaju działalności pracodawcy oraz warunków wykonywania obowiązków. Odmienny termin może dotyczyć na przykład osób pełniących funkcje kierownicze albo wynikać ze szczególnych warunków pracy.
Kiedy pracodawca może zrezygnować ze szkolenia okresowego na tym stanowisku?
Pracodawca może zwolnić pracownika administracyjno-biurowego z okresowego szkolenia BHP, ale nie wynika to automatycznie z nazwy stanowiska. Muszą być spełnione warunki dotyczące rodzaju przeważającej działalności pracodawcy oraz oceny ryzyka zawodowego.
- Kategoria działalności: przeważający rodzaj działalności pracodawcy musi należeć do grupy o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia.
- Ocena ryzyka: przeprowadzona i udokumentowana ocena ryzyka zawodowego nie może wskazywać na konieczność przeprowadzenia szkolenia okresowego.
- Wyłączenie: zwolnienie nie dotyczy pracowników administracyjno-biurowych zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych.
- Równoważne szkolenie: znaczenie może mieć aktualne zaświadczenie o szkoleniu odbytym u innego pracodawcy albo na innym stanowisku, jeżeli program odpowiada wymaganiom obecnej pracy.
Spełnienie tylko jednego z tych warunków nie wystarcza. Pracodawca powinien oprzeć decyzję na dokumentacji dotyczącej działalności i oceny ryzyka, ponieważ sam administracyjny charakter obowiązków ani praca przy komputerze nie przesądzają o możliwości zwolnienia.
Jak ocena ryzyka zawodowego wpływa na częstotliwość i zwolnienie ze szkolenia?
Ocena ryzyka zawodowego dotyczy konkretnego stanowiska, wykonywanych czynności oraz środowiska pracy. Jej wyniki mogą wpływać na konieczność przeprowadzenia szkolenia okresowego, nawet gdy ogólna kategoria ryzyka związana z działalnością pracodawcy pozwala na zwolnienie pracowników administracyjno-biurowych.
Przed ustaleniem częstotliwości szkolenia albo zastosowaniem zwolnienia należy sprawdzić, czy ocena obejmuje rzeczywiste warunki pracy na danym stanowisku. Znaczenie mają w szczególności:
- zagrożenia związane z wykonywaniem konkretnych czynności,
- czynniki środowiska pracy występujące na stanowisku,
- zastosowane środki ochronne i zasady bezpiecznego wykonywania pracy,
- wnioski z oceny dotyczące potrzeby szkolenia okresowego oraz jego zakresu.
Nie ma uniwersalnego progu ryzyka, który samodzielnie przesądzałby o obowiązku szkolenia. Wyniki oceny trzeba zestawić z kategorią ryzyka działalności pracodawcy i faktycznym zakresem obowiązków. Jeżeli ocena wskazuje na zagrożenia uzasadniające szkolenie, nie można opierać decyzji wyłącznie na administracyjnym charakterze stanowiska.
Ocena może również wskazać, że program szkolenia powinien uwzględniać szczególne zagrożenia występujące w danym środowisku pracy. Dopiero jej wyniki oraz właściwa klasyfikacja działalności pozwalają ustalić, czy szkolenie okresowe BHP dla pracowników administracyjno-biurowych online jest wymagane.
Jak ustalić termin pierwszego szkolenia i kolejnych odnowień?
Pierwsze szkolenie okresowe pracownika administracyjno-biurowego, jeżeli podlega on obowiązkowi szkoleniowemu, powinno odbyć się w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku. Termin liczy się od podjęcia pracy na stanowisku, którego dotyczy szkolenie.
Kolejne szkolenie należy zaplanować zgodnie z właściwą częstotliwością. Dla pracowników administracyjno-biurowych standardowy cykl wynosi 6 lat i jest liczony od poprzedniego szkolenia. Przy ustalaniu daty trzeba uwzględnić, czy nie zastosowano prawidłowego zwolnienia oraz czy nie zmieniły się warunki lub charakter pracy.
- Pierwsze szkolenie: do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku, o ile pracownik podlega obowiązkowi szkoleniowemu.
- Kolejne szkolenie: standardowo co 6 lat, licząc od poprzedniego szkolenia.
- Zmiana stanowiska lub warunków pracy: może wymagać ponownej analizy obowiązku szkoleniowego i terminu.
- Prawidłowe zwolnienie: nie wyznacza się wtedy terminu odnowienia tak jak przy obowiązkowym szkoleniu.
Przed wyznaczeniem daty należy potwierdzić obowiązek szkoleniowy, rodzaj stanowiska oraz datę rozpoczęcia pracy w aktualnych warunkach. Sama forma szkolenia nie zmienia zasad ustalania terminów.
Jak udokumentować odbycie szkolenia lub zastosowanie zwolnienia?
Odbycie szkolenia BHP potwierdza się na piśmie. W przypadku szkolenia okresowego jest to zaświadczenie o ukończeniu szkolenia, wydawane po zaliczeniu egzaminu sprawdzającego. Zaświadczenie przechowuje się w aktach osobowych pracownika.
Szkolenie wstępne dokumentuje się na karcie szkolenia wstępnego, potwierdzającej odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego.
- Szkolenie wstępne: karta szkolenia wstępnego z potwierdzeniem odbycia instruktażu ogólnego i stanowiskowego.
- Szkolenie okresowe: zaświadczenie o ukończeniu szkolenia, przechowywane w aktach osobowych.
- Zwolnienie na podstawie wcześniejszego szkolenia: aktualne zaświadczenie potwierdzające odbycie szkolenia okresowego w wymaganym okresie u innego pracodawcy albo dokument potwierdzający szkolenie na innej grupie stanowisk, jeśli jego zakres odpowiada programowi szkolenia na nowym stanowisku.
- Zwolnienie na podstawie innego kształcenia: dokumentacja potwierdzająca ukończenie szkolenia, dokształcania lub podnoszenia kwalifikacji zawodowych, którego program obejmował program szkolenia okresowego.
Samo oświadczenie pracownika o wcześniejszym odbyciu szkolenia nie zastępuje dokumentu potwierdzającego jego ukończenie. Przy zastosowaniu zwolnienia trzeba zachować dokumentację potwierdzającą spełnienie jego warunków. Sama lista dokumentów nie zastępuje weryfikacji, czy wcześniejsze szkolenie lub inne kształcenie miało zakres odpowiadający aktualnemu stanowisku.